EÁrpi

1. Bevezetés

Az EÁrpi (earpi.hu) alkalmazás üzemeltetője és a személyes adatok kezelője a Baynok Digital Kft. (székhely: 2724 Újlengyel, Petőfi Sándor utca 48.; cégjegyzékszám: 13-09-246957; adószám: 33043496-1-13; képviselő: Varga Viktor; e-mail: office@baynok.hu; a továbbiakban: Adatkezelő). Az Adatkezelő elkötelezett a felhasználók személyes adatainak védelme iránt. Jelen adatvédelmi tájékoztató ismerteti, hogyan gyűjtjük, használjuk és védjük az Ön adatait az alkalmazás használata során, az Európai Unió Általános Adatvédelmi Rendeletének (GDPR, 2016/679/EU rendelet) és a magyar adatvédelmi jogszabályoknak (2011. évi CXII. törvény) megfelelően.

2. Gyűjtött adatok

Az alkalmazás használata során az alábbi adatokat kezeljük:

• Felhasználói fiók adatai: felhasználónév, e-mail cím, megjelenítési név
• Vállalkozási adatok: cégnév, adószám, székhely és az Ön által feltöltött számlák és banki tranzakciók
• Technikai adatok: IP cím, böngésző típusa, munkamenet-azonosítók
• Felhasználási adatok: bejelentkezési időpontok, alkalmazáson belüli műveletek naplója

3. Az adatkezelés célja és jogalapja

Adatait az alábbi célokra és jogalapokon kezeljük:

• Szolgáltatás nyújtása (szerződés teljesítése, GDPR 6. cikk (1) b)): számla-előfeldolgozás, könyvelési javaslatok készítése, párosítás banki tranzakciókkal
• Jogszabályi kötelezettségek teljesítése (GDPR 6. cikk (1) c)): könyvelési és adózási előírásoknak való megfelelés
• Jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) f)): az alkalmazás biztonságának fenntartása, hibaelhárítás, szolgáltatásjavítás

4. Adattárolás és biztonság

Minden adat, amelyet tárolunk és feldolgozunk, az Európai Unión belül marad. Az alkalmazás és az adatbázis Frankfurtban (Németország) működik; a dokumentumok mesterséges intelligenciával történő feldolgozása az Amazon Web Services (Amazon Bedrock) EU-s régióiban zajlik (Németország, Svédország, Olaszország, Spanyolország, Írország, Franciaország). Titkosított kapcsolatokat (TLS/SSL), biztonságos munkamenet-kezelést és szerepkör-alapú hozzáférés-szabályozást alkalmazunk. A feltöltött dokumentumok és a feldolgozási eredmények titkosított, EU-ban található tárolókon kerülnek elhelyezésre.

5. Adatmegőrzés

Az EÁrpi könyvelés-előkészítő eszköz, nem könyvelési rendszer: minden feltöltött dokumentum megvan a forrásánál is, ezért a magyar számviteli törvény (2000. évi C. törvény 169. §) szerinti 8 éves megőrzési kötelezettség a könyvelőprogramra vonatkozik, nem az EÁrpira. Az Ön adatait a fiókja, illetve a cége fennállásáig kezeljük. Törléskor az adatok azonnal eltűnnek az alkalmazásból, majd 90 nap türelmi idő után véglegesen törlődnek — a tárolt fájlok és az adatbázis-sorok egyaránt. A türelmi idő a véletlen törlés visszafordítására szolgál; alatta az adat nem látható, de még helyreállítható. A levélküldési nyilvántartást 90 napig őrizzük. A szolgáltatás számlázásának alapjául szolgáló használati adatokat a saját számviteli kötelezettségünk teljesítéséhez szükséges ideig őrizzük meg.

6. Harmadik felek

A szolgáltatás nyújtásához GDPR-kompatibilis, az Európai Unióban letelepedett adatfeldolgozókat veszünk igénybe: felhőszolgáltatót, adatbázis-szolgáltatót és két AI-modellszolgáltatót. A dokumentumfeldolgozáshoz a feltöltött dokumentum teljes tartalmát továbbítjuk az Amazon Bedrocknak (Anthropic Claude, EU-s régiók), illetve a Mistral AI-nak (francia társaság, EU-s végpont). Egyik sem tárolja a bemenetet és a kimenetet, és a modellek fejlesztői nem férnek hozzá; a Mistral AI-nál ezt a szervezetünkre megadott zéró adatmegőrzési (ZDR) vállalás rögzíti. Részletek az Adatkezelési tájékoztatóban. A választható Google Drive-feltöltésnél a böngészője közvetlenül a Google szolgáltatásával lép kapcsolatba, amely az Európai Unión kívül is kezelhet adatot; a saját gépéről feltöltve ez nem jön létre.

7. Az Ön jogai

A GDPR alapján Önt megilleti a hozzáférés joga, a helyesbítés joga, a törléshez való jog (elfeledtetéshez való jog), az adatkezelés korlátozásához való jog, az adathordozhatósághoz való jog, valamint a tiltakozás joga. Jogai gyakorlásához kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot a lent megadott elérhetőségeken.

8. Cookie-k (sütik)

Az alkalmazás kizárólag saját (first-party), a működéshez szükséges sütiket használ. Követő- és marketingsüti nincs, harmadik fél sütijét nem helyezzük el, és a weboldal puszta megtekintésekor semmilyen süti nem kerül a böngészőjébe — süti csak akkor keletkezik, amikor Ön bejelentkezik vagy regisztrál. Öt ilyen sütink van: a bejelentkezési munkamenet azonosítója (24 óra), a kiválasztott cég azonosítója (30 nap), a folyamatban lévő e-mail-megerősítés jelzése (1 óra), valamint a kétlépcsős azonosítás folyamatához tartozó két süti (30-30 perc). Ezek nem munkamenet-sütik: saját lejárati idejük van, ezért a böngésző bezárása után is megmaradnak a fenti időtartam végéig. Kijelentkezéskor a bejelentkezési munkamenet sütijét töröljük. A nyelvi és a téma-beállítását nem sütiben, hanem a felhasználói fiókjában tároljuk.

9. Kapcsolat

Adatvédelmi kérdésekkel, kérésekkel vagy panaszokkal az Adatkezelő alábbi elérhetőségein fordulhat hozzánk: Baynok Digital Kft., 2724 Újlengyel, Petőfi Sándor utca 48.; e-mail: office@baynok.hu vagy privacy@earpi.hu. Amennyiben úgy ítéli meg, hogy adatkezelésünk sérti a jogait, jogosult panaszt tenni a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH, naih.hu).

Kártyás fizetés (SimplePay)

A kártyás fizetés lebonyolításához a SimplePay Zrt. mint adatfeldolgozó kapja meg a fizetéshez szükséges adatokat (név, telefonszám, e-mail cím, számlázási cím, vásárlási adatok). Kártyaadatot a rendszerünk soha nem kér be és nem tárol.